Kontorsflytt – allt du ska ha koll på när du flyttar ditt företag

När ett företag flyttar sitt kontor till en ny adress räknas varje minut, eftersom de anställda inte har möjlighet att jobba på sin vanliga plats enligt invanda rutiner under den tid flytten pågår. Vi på Movinga har gedigen erfarenhet av många olika sorters flyttar. Vi erbjuder pålitlig service och skräddarsydda tjänster när ditt företag är på väg att inleda en ny era på ny adress. Vi samarbetar endast med erfarna flyttexperter som tar hand om de praktiska arrangemangen medan du får tid att ägna dig åt andra viktiga saker.

Det enda du behöver göra inför din kontorsflytt är att fylla i de centrala uppgifterna om flytten i vårt planeringsverktyg, varefter du får en offert där dina personliga önskemål och behov tas i beaktande. Nedan kan du läsa mer om de moment som hör en kontorsflytt till. Nyfiken på andra teman kring flyttar? Kolla exempelvis in våra tips gällande packning och vad man ska beakta vid flyttstädning.

Företagsflytt: först sker ansvarsfördelningen

Vid kontorsflyttar bär ingen ansvaret helt ensam och att ingjuta motivation kan vara en mycket större utmaning än vid en privatflytt. När företagsflytten står klart lönar det sig att så fort som möjligt samla de anställda för ett möte. Kom överens om vilka anställda eller team som ansvarar för organisatoriska aspekter gällande flytten utifrån företagets storlek. Uppmuntra de anställda att komma med idéer och förbättringsförslag så att alla känner sig delaktiga och därigenom motiverade. Belöningar fungerar även bra som motivationshöjare – exempelvis kan man lova en hejdundrande firmafest i de nya utrymmena.

En närmare titt på tidtabellen för kontorsflyttar

Nio månader före flytten:

- Om lokaler hyrs för obestämd tid är uppsägningen nio månader, medan den för bestämd tid likaså är nio månader om hyrestiden överskrider denna tidsram. Se till att beakta de bestämmelser som gäller för uppsägningstider och boka tid för avläsning av elmätare.

- Bekanta dig med olika företag som har erfarenhet av kontorsflyttar. Som riktlinje vid prisjämförelser kan du använda dig av vårt planeringsverktyg för att få en kostnadsberäkning.

- En noggrann planering innefattar en detaljerad genomgång av flytten och omständigheterna kring den. Ta reda på hur brandsäkerhetsbestämmelserna ser ut, var nödutgångarna ligger och vilken lastkapacitet hissarna har och hur möjligheterna till parkering ser ut vid den gamla och nya adressen.

- Skapa en tidtabell för flytten. När ska de gamla rummen tömmas? Hur mycket tid behövs för demontering och montering? Sker flytten på helgen eller går den över arbetsdagar? Skriv ut ditt schema och häng det på en anslagstavla och dela ut det per e-post så att alla anställda fått schemat.

- Att flytta över IT-system innebär kostnader och risker. Kontrollera om det är värt att köpa nya datorer för ditt företag. Jämför erbjudanden från olika tillverkare, urvalet är otroligt stort, eller boka en IT-konsultation.

- Ge en anställd uppdraget att göra en detaljerad inventeringslista. Den här listan gör packningen och uppackning lättare för dem som sköter uppgiften. Den är likaså bra att ha vid eventuella klagomål, om något skulle fattas eller gå sönder och klagomål. Inled packningen så tidigt som möjligt och utse ansvarspersoner bland de anställda. Bestäm vilka ägodelar som ska tas med och vilka som ska kasseras.

Tre månader före flytten:

- Fördela etiketter till de anställda och låt dem veta hur de ska markera sin arbetsstation. På det här sättet förhindras kaos på flyttdagen.

- Gör nödvändiga adressändringar, skriv ut visitkort och brevpapper i god och ange datumet från och med vilket den nya adressen kommer att gälla.

- Till skillnad från adressändring vid privat flytt ska adressändring för företag, exempelvis handels- eller aktiebolag görs hos Bolagsverket. För att få en eftersändning av post för en bestämd tidsperiod ska du vända dig till Svensk Adressändring.

Kontorsflytt i Göteborg, Lund eller Malmö – vi fixar!

Oavsett om din kontorsflytt sker i Malmö eller om det kontorsflytten är aktuell i Lund är Movinga firman för ändamålet. För att allt ska löpa så problemfritt som möjligt i samband med din flytten krävs ordentlig planering, god kommunikationsförmåga samt att du är ute i tid. Att sköta alla bitar själv är visserligen möjligt, men risken för att bli överväldigad under processen är stor. Om du anlitar en professionell firma för jobbet kan du vara säker på att föremålen hanteras varsamt och att allt går till på tillbörligt sätt.

Du kan läsa mer om oss på vår hemsida. Kolla in omdömen, villkor och få svar på vanliga frågor. Kolla också in hur vårt planeringsverktyg fungerar och vilka faktorer du ska beakta när du jämför flyttfirmor.