Kontorsflytt – våra flyttexperters bästa tips

När ett företag flyttar sitt kontor till en ny adress räknas varje minut, eftersom de anställda inte har möjlighet att jobba på sin vanliga plats enligt invanda rutiner under den tid flytten pågår. Vi på Movinga har gedigen erfarenhet av många olika sorters flyttar. Vi erbjuder pålitlig service och skräddarsydda tjänster när ditt företag är på väg att inleda en ny era på ny adress. Vi samarbetar endast med erfarna flyttexperter som tar hand om de praktiska arrangemangen medan du får tid att ägna dig åt andra viktiga saker.

Det enda du behöver göra inför din kontorsflytt är att fylla i de centrala uppgifterna om flytten i vårt planeringsverktyg, varefter du får en offert där dina personliga önskemål och behov tas i beaktande. Nedan kan du läsa mer om de moment som hör en kontorsflytt till för att komma igång med förberedelserna.

Nyfiken på andra artiklar kring att flytta? Kolla exempelvis in vår smarta flytt-checklista och vad man ska beakta vid flyttstädning.

Företagsflytt: först sker ansvarsfördelningen

Vid kontorsflyttar bär ingen ansvaret helt ensam och att ingjuta motivation kan vara en mycket större utmaning än vid en privatflytt. När företagsflytten står klart lönar det sig att så fort som möjligt samla de anställda för ett möte. Kom överens om vilka anställda eller team som ansvarar för organisatoriska aspekter gällande flytten utifrån företagets storlek. Uppmuntra de anställda att komma med idéer och förbättringsförslag så att alla känner sig delaktiga och därigenom motiverade. Belöningar fungerar även bra som motivationshöjare – exempelvis kan man lova en hejdundrande firmafest i de nya utrymmena.

En närmare titt på tidtabellen för kontorsflyttar

Nio månader före flytten:

- Om en lokal hyrs för obestämd tid är uppsägningstiden nio månader, medan den för bestämd tid likaså är nio månader om hyrestiden överskrider den här tidsramen. Se till att beakta de bestämmelser som gäller för uppsägningstider och boka tid för avläsning av elmätare.

- Bekanta dig med olika företag som har erfarenhet av kontorsflyttar. Som riktlinje vid prisjämförelser kan du använda dig av vårt planeringsverktyg för att få en kostnadsberäkning.

- En noggrann planering innefattar en detaljerad genomgång av flytten och omständigheterna kring den. Ta reda på hur brandsäkerhetsbestämmelserna ser ut, var nödutgångarna ligger och vilken lastkapacitet hissarna har och hur möjligheterna till parkering ser ut vid den gamla och nya adressen.

- Skapa en tidtabell för flytten. Hur mycket tid krävs för packning av flyttkartonger och för demontering och montering av möbler? Sker flytten på helgen eller sträcker den sig över arbetsdagar? Skriv ut ditt schema och häng det på en anslagstavla och dela ut det per e-post så att alla anställda fått schemat.

- Att flytta över IT-system innebär kostnader och risker. Kontrollera om det är värt att köpa nya datorer för ditt företag. Jämför erbjudanden från olika tillverkare, urvalet är otroligt stort, eller boka en IT-konsultation.

- Ge en anställd uppdraget att göra en detaljerad inventeringslista. Den här listan gör packningen och uppackning lättare för dem som sköter uppgiften. Den är likaså bra att ha vid eventuella klagomål, om något skulle fattas eller gå sönder. Inled packningen så tidigt som möjligt och utse ansvarspersoner bland de anställda. Bestäm vilka ägodelar som ska tas med och vilka som ska kasseras. Ta en titt på våra allmänna packningstips och våra guider för att packa glas och packa böcker för att komma igång.

Tre månader före flytten:

- Fördela etiketter till de anställda och låt dem veta hur de ska märka sin arbetsstation. På det här sättet förhindras kaos på flyttdagen.

- Gör nödvändiga adressändringar, skriv ut visitkort och brevpapper i god och ange datumet från och med vilket den nya adressen kommer att gälla.

- Till skillnad från adressändring vid privat flytt ska adressändring för företag, exempelvis handels- eller aktiebolag göras hos Bolagsverket. För att få en eftersändning av post för en bestämd tidsperiod ska du vända dig till Svensk Adressändring.

Kontorsflytt i Göteborg, Lund eller Malmö – vi fixar!

För en framgångsrik kontorsflytt krävs god planering och framför allt tydlig kommunikation, så att de anställda känner sig delaktiga och vet vad som förväntas av dem. Att utföra en kontorsflytt på egen hand är självklart möjligt, men ju större företag det handlar om desto noggrannare bör man överväga att anlita flytthjälp.

Risken för att flytten drar ut på tiden och påverkar det dagliga arbetet bör alltid beaktas, och det kan därför löna sig att ta in offerter från flyttfirmor för att få en överblick över olika alternativ. En flytt med en flyttfirma kommer förmodligen att bli lite dyrare, men löna sig ur effektivitetsperspektiv. Om flytten innefattar värdefull inredning och elektronik är professionellt flytthjälp också att överväga, då bristfälliga packningskunskaper kan leda till materiella skador. De flesta flyttfirmor erbjuder dessutom extratjänster såsom flyttstädning, installationer och förvaring, vilket kan vara praktiskt om det handlar om en omfattande flytt.

Få en offert – jämför flyttfirmor

Med Movingas planeringsverktyg kommer du enkelt igång med förberedelserna av din företagsflytt. Mata in några basuppgifter och få en kostnadsfri offert, som du enkelt kan använda för att jämföra alternativ och ställa upp en budget.

Läs mer om vår verksamhet på vår hemsida. Kolla in omdömen, villkor och få svar på vanliga frågor. Kolla också in hur vårt planeringsverktyg fungerar och vilka faktorer du ska beakta när du jämför flyttfirmor.